Analyzing data

Read more...

Getting and validating data

Sebelum mempertimbangkan cara mengakses data, Anda harus memastikan sumber data yang akan Anda analisis. Lalu, Anda harus membuat rencana untuk memindahkan data tersebut dari tempat penyimpanannya ke komputer Anda. Untuk memperoleh data, ikuti proses tiga tahap: tentukan data, pindahkan data, akses data.

A. Tentukan Data

Pertama, Anda harus mengetahui sumber dan penyedia data, lalu pelajari semua hal tentang data tersebut. Anda perlu mengetahui karakteristik data sehingga dapat meminta data yang tepat kepada pihak yang memiliki data tersebut. Langkah ini menjadi bagian yang sangat penting dalam proses analisis data.

Sebagai contoh, Anda diberi tugas untuk melakukan audit terhadap persediaan. Untuk keperluan analisis, data yang diperlukan adalah data persediaan. Dengan mengomunikasikan hal ini dengan bagian akuntansi, Anda kemudian harus menanyakan di mana Anda bisa memperoleh data tersebut, bagaimana data tersebut disimpan. Jika secara fisik data tersebut dikelola oleh bagian sistem informasi, Anda bisa melakukan sedikit wawancara untuk mengetahui karakteristik data persediaan, misalnya record layout.

Setelah itu, Anda harus mengajukan permintaan data secara spesifik kepada staf sistem informasi. Agar mudah dimengerti, permintaan tersebut sebaiknya disampaikan secara tertulis, seperti disajikan pada misalnya dengan format berikut. 

B. Pindahkan Data

Selanjutnya, Anda harus menentukan cara memperoleh data dari tempat asal penyimpanannya ke sebuah media yang memungkinkan Anda untuk membaca data tersebut. Metode yang Anda gunakan untuk memindahkan data tergantung dari ukuran file, media penyimpanan, dan ketersediaan teknologi pendukung. Staf sistem informasi biasanya akan memberikan rekomendasi berkaitan proses pemindahan data. Secara teoretis, proses pemindahan tersebut bisa dilakukan dengan dua cara: langsung dan tidak langsung.

1. Pemindahan Langsung 

Dengan menggunakan metode langsung maka auditor akan mengakses data langsung dari lokasi dimana data tersebut tersimpan dan yang diakses adalah data yang sedang digunakan oleh aplikasi yang diaudit. Metode ini dapat dilakukan dengan melalui jaringan komputer (LAN/WAN) atau langsung di server dimana data tersebut disimpan. Metode ini akan memberikan keleluasan bagi auditor untuk memilih data yang akan digunakan serta akan selalu memperoleh data yang terbaru. Yang harus dipertimbangkan dalam melakukan pendekatan ini adalah jika data yang diakses melalui jaringan komputer tersebut ukuran sangat besar maka akan dapat mempengaruhi kecepatan komunikasi komputer-komputer lain yang berada di jaringan yang sama. 

2. Pemindahan Tidak Langsung

Dengan menggunakan metode tidak langsung maka auditor akan menyalin data yang akan diaudit dan memindahkannya melalui media sementara ke komputer auditor. Metode ini dapat dilakukan menggunakan media sekunder, seperti CD-ROM, hard disk eksternal, zip drive, tape drive atau media lainnnya. Jika dimungkinkan auditor juga dapat menyalin data yang akan diaudit melalui jaringan komputer dan memindahkannya ke komputer auditor. Metode akan menghilangkan resiko munculnya masalah pada jaringan komunikasi ataupun pada aplikasi yang diaudit sendiri jika data diakses secara langsung. Namun metode ini hanya memberikan auditor data sampai dengan saat data tersebut disalin dan jika auditor memerlukan data yang terbaru maka auditor harus melakukan kembali penyalinan data yang terbaru tersebut. Metode tidak langsung data adalah yang paling banyak dipilih oleh auditor dalam memperoleh akses ke data yang akan dianalisis. Pembahasan pada tulisan ini juga menggunakan asumsi pemindahan data tidak langsung.

C. Akses Data

Akhirnya, setelah memindahkan data ke media yang bisa diakses, Anda kini bisa memulai proses mengakses data, yaitu membuka atau membaca file tersebut dan menyimpannya dalam format Microsoft Excel (.xls). Sebagai ilustrasi, setelah memperoleh file inventor.dbf yang disimpan dalam CD tersebut, Anda membuat folder data pada drive C di komputer kerja Anda (C:/Data) dan meng-copy filenya ke folder tersebut. Setelah file dicopy, Anda bisa membaca file tersebut dengan dua cara: Open dan Import Data.

1. Open

Yang Anda lakukan dengan metode ini adalah membuka data seperti membuka file pada umumnya. Dengan cara ini Anda tinggal mencari dan memilih file pada tempat penyimpanan. Sebagai contoh, setelah memperoleh data dalam CD, Anda lalu memindahkannya ke harddisk dalam folder C:/data.

Langkah:

• Tekan menu File lalu pilih Open
  

• Pada saat muncul kotak dialog Open, file tersebut tidak tampak di folder tersebut, karena format file yang tersimpan tersebut bukan .xls. Untuk memunculkannya, pilih All Files pada menu dropdown Files of Types seperti terlihat pada gambar. Setelah muncul, pilih file inventor.dbf, dan tekan Open.
  

• Simpan file dengan perintah Save As dengan nama “Inventory”.
  

2. Import Data

Import data pada dasarnya juga merupakan proses membaca data akan tetapi dengan cara membuat koneksi dengan sumber data aslinya. Dengan metode ini, data yang Anda baca selalu terhubung secara online dengan file aslinya. Data yang ditampilkan akan berubah seandainya memang ada perubahan data pada file inventor.dbf dan Anda meng-update-nya.  

 

Langkah:

• Pilih menu Data –Import External Data – Import Data.

• Setelah itu akan muncul kotak dialog Select Data Source, lalu buka inventor.dbf yang terletak pada direktori C:/Data.
  

• Selanjutnya akan muncul kotak dialog Import Data yang memberi pilihan dimana file tersebut akan diletakkan. Secara default, file akan ditempatkan mulai sel A1. Lalu tekan OK.
  

• Simpan file dengan nama “Persediaan”.
  

 

Read more...

Computer-assisted audit tools and techniques (CATTs)

Read more...

Audit in a computer-based environment

Saat ini hampir semua organisasi menggunakan komputer untuk berbagai keperluan termasuk pengolahan informasi akuntansi. Tingkatan pemanfaatan komputer sangat beragam dari hanya satu atau dua aplikasi stand-alone seperti billing dan payroll, sampai berbagai aplikasi yang terintegrasi dengan general ledger. Penggunaan komputer oleh organisasi tertentu bahkan lebih luas cakupannya, tidak hanya mengotomatisasi fungsi akuntansi, melainkan juga meliputi fungsi lain dalam organisasi.

Terlepas dari tingkatan penggunaannya, pemanfaatan komputer oleh sebuah organisasi akan berdampak pada munculnya risiko-risiko baru. Sebagai contoh, dalam lingkungan berbasis komputer, kesalahan yang sejenis dapat terulang sampai ribuan kali dalam sehari karena adanya konsistensi dan kecepatan yang tinggi dalam pengolahan komputer. Di samping itu, penggunaan komputer juga melahirkan bentuk-bentuk kejahatan baru yang tidak pernah terjadi dalam lingkungan manual. Misalnya transaksi-transaksi on-line dengan internet yang menggunakan kartu kredit orang lain secara tidak sah.

Mempertimbangkan risiko-risiko tersebut, banyak organisasi kini harus menerapkan metode-metode pengendalian baru untuk mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan maupun tindak kejahatan yang terkait dengan pemanfaatan komputer. Bagitu juga, auditor kini juga harus menguasai teknik-teknik pengujian audit yang efektif dalam lingkungan organisasi berbasis komputer. Auditor tidak hanya semata-mata mengandalkan metode audit manual yang sangat tergantung dengan pengumpulan dokumen-dokumen dari auditee. Para auditor kini harus memanfaatkan komputer sebagai alat bantu audit untuk menguji pengendalian (test of control) dan melakukan pengujian substantif.

Untuk bisa melakukan hal-hal tersebut, kini auditor dituntut tidak hanya mengusai teknik-teknik audit manual, melainkan juga teknik-teknik audit berbantuan komputer. Auditor dituntut untuk menguasai ilmu-ilmu baru dibidang teknologi informasi, terutama terkait dengan konsep dan desain sistem serta teknik-teknik audit berbantuan komputer (TABK). TABK secara singkat dapat didefinisikan sebagai sebuah teknik audit dengan alat bantu berbasis komputer agar audit dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

Sebelum mengeksplorasi lebih jauh mengenai TABK, ada baiknya kita mengetahui model dasar sebuah sistem informasi dan penyimpanan data. Sistem informasi, khususnya yang berbasis komputer, dapat diartikan sebagai sekumpulan proses yang mengolah data menjadi informasi dengan bantuan komputer. Untuk kebutuhan audit, auditor dapat memandang suatu sistem informasi dalam beberapa komponen dasar yaitu input, proses, output, dan database. Secara sederhana dapat dijelaskan bahwa input adalah data masukan yang akan diproses menjadi informasi. Dalam sebuah sistem informasi akuntansi, input ini biasanya berupa dokumen-dokumen sumber pembukuan. Lalu, proses adalah pengolahan data masukan menjadi informasi dan hal ini dilakukan oleh sebuah aplikasi atau program yang tersimpan dalam sistem komputer tersebut. Pemrosesan data ini biasanya melibatkan sebuah database yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Sedangkan, output merupakan hasil pengolahan data. Sedangkan database adalah tempat atau media penyimpanan data masukan dan keluaran. Hubungan antara keempat komponen tersebut dapat digambarkan sebagai berikut.

Konsep Database

Seluruh data masukan sistem aplikasi biasanya akan disimpan dalam suatu lokasi yang disebut dengan database atau basis data. Database dimaksud biasanya berbentuk file yang didalamnya tersusun atas record dan field. Berikut adalah contoh file database pegawai, yang terdiri dari empat record (baris 1 s.d. 4) dan tiga field  (nama, alamat, telepon).

Dengan demikian, dapat dipahami bahwa yang dinamakan record tidak lain merupakan baris atau row sedangkan field merupakan kolomnya. Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa record pertama terdiri informasi Andi, Jalan Antang, dan 12345 yang masing-masing berada dalam field nama, alamat, dan telepon.

File database biasanya dapat dikelompokkan dalam tiga jenis yaitu master file, transaction file, dan reference file.

a.      Master File – File ini biasanya terdiri dari data yang statis dan jarang berubah. File ini biasanya hanya berisikan record yang tidak berulang, dimana satu record hanya muncul satu kali. Contoh dari file jenis ini adalah  data daftar rekening (chart of account), data klien, data supplier, data produk dan lain sebagainya.

b.      Transaction File – File ini biasanya terdiri dari data yang dinamis dan selalu berubah. Contoh dari jenis ini adalah  data jurnal umum, data penjualan, data pembelian, data pembayaran, dan lain sebagainya.

c.     Reference File – File ini biasanya terdiri dari data yang digunakan sebagai referensi untuk master file dan transaction file. Contoh dari file jenis ini adalah data kode jenis transaksi, data kode cabang, data kurs, data kode unit kerja dan lain sebagainya.

Read more...